Personvernerklæring

Bilag 3: Personvernerklæring

1. Innledning

Denne personvernerklæringen er ment å hjelpe deg som leietaker av Boligstiftelsen NTNU og SINTEF til å forstå hvilke personopplysninger vi samler inn, hvorfor vi samler inn personopplysninger, hvordan de brukes av oss og hvilke rettigheter du har som leietaker.

Behandlingen av personopplysninger som beskrevet i denne personvernerklæringen er nødvendig for at Boligstiftelsen NTNU og SINTEF skal kunne tilby deg leie av bolig etter leiekontrakten. Denne personvernerklæringen utgjør derfor en del av leiekontrakten med Boligstiftelsen NTNU og SINTEF.  

Boligstiftelsen NTNU og SINTEF er behandlingsansvarlig for den behandling av personopplysninger som kommer frem av denne personvernerklæringen.

2. Informasjon vi samler inn

Boligstiftelsen NTNU og SINTEF samler inn personopplysninger for å kunne tilby deg leie av bolig og medfølgende tjenester etter leiekontrakten. Personopplysninger er enhver form for informasjon som direkte eller indirekte kan knyttes til en enkeltperson.

Enhver behandling av personopplysninger av Boligstiftelsen NTNU og SINTEF gjøres i henhold til gjeldende personvernlovgivning.

Boligstiftelsen NTNU og SINTEF samler inn personopplysninger som du oppgir til oss i forbindelse med leieforholdet, herunder:

• Ditt navn, telefonnummer, og e-postadresse
• Adresse til leiebolig
• Adresse til eventuell ny bolig etter utflytting
• Personnummer
• Kontonummer til depositumskonto
• Studium, forskningsprosjekt og/eller institutt
• Kopi av ID (pass eller annen tilsvarende identifikasjon)
• Kopi av oppholdstillatelse og/eller visum
• Eventuelle henvendelser til SINTEF
• Navn, personnummer og kopi av ID for eventuelle familiemedlemmer tatt opp i husstanden
• Informasjon fra nøkkelkort, herunder nummer for nøkkelkort, dato og tidspunkt for bruk av nøkkelkort, ved hvilke dører nøkkelkortet har vært benyttet, herunder antall forsøk på bruk av nøkkelkortet ved dører som nøkkelkortet har tilgang til, samt i enkelte tilfelle korteiers navn

3. Hvordan vi bruker informasjonen vi samler inn

Personopplysningene som samles inn av Boligstiftelsen NTNU og SINTEF brukes til følgende formål:

• For å kunne administrere leieforholdet
• For å kunne tilby og administrere øvrige tjenester etter leiekontrakten, for eksempel strøm, internett og kabel-TV
• For å kunne ta kontakt med deg i forbindelse med leieforholdet
• For å kunne vedlikeholde og opprettholde sikkerhet rundt boligen og eiendommen
• For å kunne sikre at ingen uvedkommende får tilgang til utleiers bolig, samt for driftsteknisk oppfølgning og feilretting.

Det rettslige grunnlaget for Boligstiftelsen NTNU og SINTEFs behandling av personopplysninger er at behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale med deg som leietaker, herunder leiekontrakten, se GDPR artikkel 6 første ledd bokstav b.

4. Deling av informasjon til tredjeparter

Personopplysninger som Boligstiftelsen NTNU og SINTEF er behandlingsansvarlig for deles ikke med tredjeparter, med unntak av utlevering som følger av en lovpålagt forpliktelse som Boligstiftelsen NTNU og SINTEF er underlagt.

5. Informasjonssikkerhet og lagringstid

Boligstiftelsen NTNU og SINTEF har organisatoriske og tekniske tiltak iverksatt for å sørge for at dine personopplysninger behandles sikkert og i henhold til krav til integritet, konfidensialitet og tilgjengelighet i gjeldende personvernlovgivning.

Personopplysninger som Boligstiftelsen NTNU og SINTEF er behandlingsansvarlig for lagres så lenge du leier bolig av Boligstiftelsen NTNU og SINTEF.  Boligstiftelsen NTNU og SINTEF vil slette personopplysningene når leieforholdet er avsluttet og depositumsbeløpet er tilbakebetalt, med mindre det foreligger en lovpålagt forpliktelse til videre lagring som Boligstiftelsen NTNU og SINTEF er underlagt.

6. Dine rettigheter

Som leietaker av Boligstiftelsen NTNU og SINTEF har du rett til å be oss om innsyn i de personopplysninger vi har registrert om deg og som Boligstiftelsen NTNU og SINTEF er behandlingsansvarlig for. Du kan også be om retting, sletting og

begrensninger i behandlingen av personopplysninger i henhold til gjeldende personvernlovgivning.

Forespørsler som nevnt over sendes til [kontaktinfo].

Dersom du mener at Boligstiftelsen NTNU og SINTEF ikke har overholdt dine rettigheter i henhold til personopplysningslovgivningen, har du rett til å sende klage til Datatilsynet som tilsynsmyndighet.

7. Endringer til personvernerklæringen

Boligstiftelsen NTNU og SINTEF forbeholder seg retten til å justere og tilpasse denne personvernerklæringen, for eksempel ved endrede regulatoriske krav. Dersom det gjøres endringer av betydning til denne personvernerklæringen, vil du som leietaker bli skriftlig informert om dette. Ved å fortsette å leie bolig av Boligstiftelsen NTNU og SINTEF etter endringer i personvernerklæringen, aksepterer du de endrede vilkårene.